Hóa đơn cuối cùng là hóa đơn cuối cùng được gửi cho bên mua dịch vụ để thanh toán. Hóa đơn chính thức bao gồm danh sách chi tiết các sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp, chi phí, ngày đến hạn và phương thức thanh toán.
Các lưu ý khi chuẩn bị Invoice
Bất kỳ thông tin sai sót trên Invoice đều phải đánh đổi bằng tiền, và các rủi ro lớn hơn, vì thế khi chuẩn bị Invoice, các bên cần lưu ý:
- Hóa đơn thương mại invoice không có điều kiện giao hàng CIF hay điều kiện giao hàng FOB.
- Người giao hàng cho nước ngoài sẽ nhận được số tiền chiết khấu, tuy nhiên trên hóa đơn thương mại invoice đã ghi chỉ thực thu mà không phản ánh khoản chiết khấu này.
- Tính nhầm giá trị đơn hàng, phổ biến nhất trong trường hợp giá đơn hàng được tính theo điều kiện giao hàng CIF, tuy nhiên bên bán hàng lại tính giá trị đơn hàng theo giá FOB. Một số trường hợp khác không ghi chép chi tiết các chi phí phát sinh về sau.
- Hóa đơn thương mại invoice không mô tả rõ loại hàng hóa sẽ được giao dịch. Ngoài ra khi thiếu một số thông tin riêng cần phải có, theo trao đổi của hai bên.
- Chứng từ invoice phải có trách nhiệm thông báo về các bên liên quan đến giao dịch, các bên liên quan đến vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, mục đích sử dụng hàng hóa, nơi sản xuất và HS code. Đặc biệt, invoice được coi là có giá trị khi có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận của người bán.
Lưu ý: HS Code là mã phân loại của hàng hóa được quốc tế quy chuẩn, dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa.
Commercial Invoice là một loại Invoice, được sử dụng phổ biến nhất.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là loại hóa đơn mà bên bán sẽ gửi cho bên mua cùng các chứng từ (Vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,…) để bên mua tiến hành thanh toán. Hoá đơn này đóng vai trò rất quan trọng đối với việc giao dịch xuất nhập khẩu.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ dùng để làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu.
- Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)
Hóa đơn xác nhận là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hóa.
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)
Hóa đơn tạm thời là hóa đơn được gửi cùng với lô hàng và được sử dụng để mô tả các điều kiện bán hàng như: Giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời không phải là hóa đơn thật.
- Hóa đơn chính thức (Final Invoice)
Hóa đơn chính thức là hóa đơn cuối cùng được gửi cho người mua dịch vụ để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn chính thức bao gồm một danh sách cụ thể hóa các sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp, chi phí, ngày đáo hạn và phương thức thanh toán.
Hóa đơn chi tiết là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…
- Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)
Hóa đơn tập trung là hóa đơn dùng trong trường hợp buôn bán thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Họ sẽ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát.
- Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)
Là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
- Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice)
Là hóa đơn tính toán trị giá hàng hóa, giá tính theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí của hải quan.
Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu
Invoice được tạo ra để làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Với mục đích chính là xác nhận về nghĩa vụ thực hiện của hai bên là người bán giao hàng cho người mua, và người mua có trách nhiệm thanh toán cho người bán toàn bộ số tiền ghi trên hóa đơn.
Ngoài ra, hóa đơn còn có thêm thông tin về số tiền người mua cần thanh toán, cũng như một số điều kiện kèm theo hàng hóa, điều khoản thanh toán, số lượng hàng hóa. Các thông tin này được ghi lại đầy đủ và chi tiết là cơ sở để hai bên thực hiện nghĩa vụ mua bán của mình.
Trên đây là những thông tin xung quanh câu hỏi Invoice là gì? Hy vọng thông tin trên sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về Invoice cũng như vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu.
Phân biệt Invoice, Bill và Receipt
Invoice là hóa đơn / biên lai thanh toán được sử dụng trong các thủ tục chính thức, trong đó Invoice liệt kê từng sản phẩm hoặc dịch vụ và giá của hàng hóa / dịch vụ mà người mua cần thanh toán. Invoice do người bán xuất cho người mua đã thỏa thuận.
Ngoài việc liệt kê hàng hóa và giá cả, còn có các thông tin chi tiết khác trên Invoice. Chẳng hạn như số cục thuế của công ty (mã số thuế), ngày tới hạn thanh toán,…
Bill được gọi là hóa đơn thanh toán. Bill yêu cầu thanh toán các khoản phí dịch vụ mà bạn đang sử dụng hoặc đang nơ, như điện, gas, internet, nước,…
Ví dụ: hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn tiền điện thoại…
Receipt hoàn toàn khác với Bill và Invoice, Receipt là một biên lai, được dùng làm bằng chứng thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn sử dụng.
Ví dụ: các biên lai nộp phạt, biên lai đóng tiền,…
Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)
Hóa đơn xác nhận là hóa đơn do Phòng Thương mại và Công nghiệp ký xác nhận xuất xứ hàng hóa.
INVOICE LÀ GÌ? INVOICE KHÁC VỚI BILL VÀ RECEIPT Ở ĐIỂM NÀO?
Tên đầy đủ của Invoice là Commercial Invoice, viết tắt là CI. Đây là hóa đơn thương mại, một chứng từ quan trọng trong các tờ khai hải quan và ngoại thương.
Thông thường, Invoice sẽ được phát hành với 1 bản gốc và 2 bản sao, và không giới hạn số lượng bản gốc ở nhiều quốc gia. Đây là hóa đơn thực sự cần thiết trong quá trình nhập khẩu và dùng để khai báo hải quan theo đúng yêu cầu của người mua.
Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)
Hóa đơn tập trung là hóa đơn dùng cho các giao dịch mua bán qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất mà người bán thực tế không muốn ghi tên trên hóa đơn. Họ sẽ sử dụng hóa đơn do người khác phát hành.
Các thành phần của Invoice là gì?
Invoice là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, gồm các thông tin sau:
Liên hệ Best Logistics để được tư vấn chuyển phát nhanh nội địa và quốc tế!
Packing list là gì? Lập packing list cần chú ý những gì?
Gửi mì tôm đi nước ngoài nhanh chóng, giá rẻ
Trong thế giới kinh doanh, việc hiểu rõ các thuật ngữ và quy trình liên quan đến giao dịch tài chính là rất quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả. Một trong những khái niệm cơ bản nhưng đôi khi dễ gây nhầm lẫn chính là sự khác biệt giữa Bill & Invoice. Trong khi cả hai đều liên quan đến việc quản lý tài chính, chúng phục vụ những mục đích khác nhau và có vai trò cụ thể trong quy trình giao dịch.
Bài viết này sẽ làm rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức hoạt động của Bill & Invoice trong thực tiễn kinh doanh. Hãy cùng khám phá các khái niệm “Bill” và “Invoice”, cũng như những điểm khác biệt quan trọng giữa chúng ngay trong bài viết dưới đây.
Trong kinh doanh, Bill là một tài liệu do người bán phát hành cho người mua, trong đó nêu rõ số tiền phải trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Nó thường bao gồm các chi tiết như danh sách các mặt hàng hoặc dịch vụ, giá của chúng, tổng số tiền phải trả và các điều khoản thanh toán.
Bill đóng vai trò là yêu cầu thanh toán chính thức và là một phần thiết yếu của quy trình thanh toán, giúp đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính và lưu giữ hồ sơ chính xác.
Mục đích của Bill là để làm bằng chứng pháp lý cho cả người mua và người bán rằng giao dịch mua bán đã diễn ra.
Hình thức thanh toán này chủ yếu phổ biến đối với các doanh nghiệp bán lẻ, chẳng hạn như cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán đồ lưu niệm, nhà hàng và cơ sở ăn uống, nơi khách hàng trả tiền trước.
Bill thường chứa những thông tin sau:
Các yếu tố này đảm bảo rằng hóa đơn cung cấp hồ sơ toàn diện và rõ ràng về giao dịch, tạo điều kiện cho sự minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả.
Trong kinh doanh, Invoice là một văn bản chính thức do người bán cấp cho người mua, trong đó liệt kê và ghi lại giao dịch giữa hai bên. Invoice bao gồm các chi tiết như sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải trả và điều khoản thanh toán.
Mục đích của Invoice là yêu cầu thanh toán, theo thời hạn thanh toán cụ thể. Và vì Invoice đóng vai trò là yêu cầu thanh toán nên thường được phát hành sau khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua .
Một đặc điểm quan trọng khác của Invoice là chúng thể hiện sự hiện diện của tín dụng , vì người bán không nhận được tiền mặt ngay lập tức mà vào một ngày trong tương lai.
Invoice đóng vai trò là yêu cầu thanh toán từ người mua đến người bán và đóng vai trò là hồ sơ cần thiết cho cả hai bên tham gia giao dịch. Invoice thường bao gồm:
Invoice rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì chúng giúp duy trì hồ sơ tài chính chính xác, đảm bảo thanh toán đúng hạn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và phân tích tài chính.
