Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có những trường hợp hóa đơn bị viết sai và phải điều chỉnh. Khi đó, giữa người bán và người mua có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Trong bài viết này, E-invoice sẽ cung cấp mẫu biên bản và quy trình điều chỉnh hóa đơn sai sót.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78)
Tham khảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78).
Các thông tin hàng hóa, dịch vụ khác ghi trên hóa đơn điện tử
Căn cứ quy định tại Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì ngoài tên hàng hóa, dịch vụ, trên hóa đơn điện tử phải thể hiện được đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, cụ thể:
- Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m...). Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng... năm”.
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn
Việc điều chỉnh hóa đơn là hành vi sửa đổi nội dung hóa đơn đã lập nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2019/BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn như sau: (1) Hóa đơn có sai sót về thông tin người mua: - Sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác trên hóa đơn. (2) Hóa đơn có sai sót về nội dung: - Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán. - Sai số tiền ghi trên hóa đơn. - Sai thuế suất, tiền thuế. - Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung, hai bên mua bán lựa chọn phương án xuất hóa đơn điều chỉnh và thống nhất cần lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Mặc dù biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là yêu cầu bắt buộc, việc lập và lưu giữ biên bản này được khuyến khích cho cả bên mua và bên bán. Biên bản đóng vai trò bằng chứng, giúp đảm bảo tính chắc chắn và minh bạch cho thủ tục điều chỉnh hóa đơn. >> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn điền nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo các bước: Bước 1: Ghi ngày lập biên bản Ngày lập biên bản nên trùng khớp với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh. Việc ghi rõ ngày tháng giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn. Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán - Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán. - Số điện thoại, email (nếu có). - Tên người lập biên bản (thường là kế toán). Bước 3: Ghi thông tin hóa đơn bị sai sót cần điều chỉnh - Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn. - Nội dung sai sót (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất...). >> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bước 4: Nêu rõ lý do điều chỉnh - Lý do điều chỉnh cần được trình bày rõ ràng, súc tích và chính xác, ví dụ: - Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới]. - Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới]. - Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]. Bước 5: Ký số và gửi biên bản cho bên mua - Kế toán của bên bán ký số vào biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. - Gửi biên bản điều chỉnh cho bên mua qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc email. Lưu ý:
Khi phát hiện hóa đơn viết sai địa chỉ, mã số thuế, tên đơn vị, ngày tháng năm, tên hàng hóa,dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, số tiền bằng chữ... (không làm ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp và khấu trừ) những đã kê khai thuế, thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi sai và viết hóa đơn điều chỉnh.
(Đó là quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC)
-------------------------------------------------------------------------------------
Ký hiệu:TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0000589
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Ký hiệu:TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0000589
Điều chỉnh dòng Số tiền viết bằng chữ trên hóa đơn số 0000506, ký hiệu: TU/18P, ngày: 5/6/2018 từ Năm mươi nghìn đồng
thành Năm mươi năm lăm nghìn đồng
---------------------------------------------------------------------------------
Các trường hợp khác như: Hóa đơn viết sai ngày tháng năm, sai tên hàng hóa, sai số lượng hàng hóa, sai đơn vị tính .... Thì các bạn cũng viết hóa đơn điều chỉnh như trên nhé (Chỉ viết những tiêu thức bị sai, những tiêu thức đúng các bạn gạch chéo nhé)
------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
Căn cứ Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hướng dẫn ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử (Hình từ internet)
