Email là nền tảng liên lạc điện tử cực kỳ phổ biến nhờ vào tính tiện lợi, nhanh chóng,… góp phần lớn cho việc liên lạc của nhiều người trên toàn thế giới. Chắc chắn bạn đã từng ít nhất một lần nghe thấy người khác hỏi bạn về địa chỉ email. Nếu bạn chưa biết địa chỉ email là gì, cách tìm kiếm và tạo địa chỉ này ra sao,… Hãy cùng Vietnix tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Gửi lời chào và nêu lý do viết Email
Lời chào mở đầu phụ thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận. Sử dụng các biểu thức như “Chào bạn,” hoặc “Hi Ana,” tùy thuộc vào mối quan hệ. Đối với trường hợp lịch sự, hãy sử dụng “Kính gửi” kèm theo danh xưng. Nêu rõ lý do bạn viết email để người nhận hiểu ngay từ đầu.
Tùy thuộc vào mục đích của email, hãy trình bày nội dung một cách rõ ràng và cụ thể. Sử dụng cấu trúc 3 phần: mở đầu, thân thư, và kết thúc. Mở đầu nên tóm gọn vấn đề, thân thư trình bày chi tiết, và kết thúc nên đề cập đến yêu cầu hoặc đề nghị phản hồi từ người nhận.
Không nhấn vào các đường link lạ
Khi nhận Email từ người không quen, đặc biệt chứa các đường link lạ, hãy cảnh báo và tránh nhấn vào. Điều này giúp ngăn chặn các rủi ro liên quan đến virus hoặc lừa đảo.
Dọn dẹp thư rác giúp giải phóng không gian lưu trữ và giữ cho hòm thư trông gọn gàng, chuyên nghiệp.
Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox
Kiểm tra thường xuyên mục thư rác để đảm bảo không bỏ lỡ những thư quan trọng bị tự động chuyển vào đó.
Kiểm tra lại Email trước khi gửi
Trước khi bấm nút gửi, hãy kiểm tra cẩn thận các thông tin quan trọng như địa chỉ người nhận, nội dung thư, chính tả, và tệp đính kèm. Điều này giúp tạo sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tích cực.
Các loại email phổ biến hiện nay
Là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, có đuôi email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ như @yahoo.vn, @gmail.com,… Trong lĩnh vực kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để thực hiện công việc, dữ liệu và thông tin của công ty sẽ nằm trong email này, và công ty sẽ không có khả năng quản lý. Đặc biệt, khi nhân viên nghỉ việc, có thể dẫn đến việc mất mát thông tin và các dữ liệu này.
Là tài khoản có đuôi email liên quan đến tên miền của doanh nghiệp. Công ty cung cấp email này cho mỗi nhân viên để sử dụng trong các giao tiếp công việc, như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu nhân viên nghỉ việc, công ty có khả năng thu hồi email và đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin vẫn được lưu trữ an toàn.
Là một công cụ trong lĩnh vực tiếp thị, được sử dụng để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ qua email. Phương tiện này rất hiệu quả trong các chiến dịch quảng bá, chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng có cơ hội tiếp cận gần hơn với thương hiệu.
Một số thuật ngữ phổ biến trong email
CC (Carbon Copy) trong Email cho phép gửi bản sao email đến người nhận, đồng thời họ cũng có thể nhìn thấy các địa chỉ Email nhận khác.
BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC, nhưng tất cả các địa chỉ Email nhận khác sẽ được ẩn đi.
Là việc gửi lại một Email trong trường hợp đường truyền Internet gặp sự cố hoặc bị gián đoạn.
Subject là chủ đề của Email, thường là một dòng tóm tắt ngắn gọn về nội dung bên trong thư.
Spam mail thường là email quảng cáo, chủ yếu xoay quanh các chương trình tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thông tin lừa đảo, phần mềm độc hại, hoặc các liên kết độc hại.
Push Email là phương pháp nhận thư tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình.
Mail Server là một hệ thống máy chủ được cấu hình để gửi và nhận thư trên Internet. Đó là trung tâm dữ liệu giống như bưu cục, lưu trữ và truy xuất thông tin trước khi thư đến hộp thư email của người nhận. Đây còn là phương pháp nhận thư tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình.
FYI là thông điệp xuất hiện khi chuyển tiếp Email, cung cấp thông tin cần thiết cho người nhận.
Viết tắt của Forward, xuất hiện khi chuyển tiếp Email đến người nhận thứ ba.
Viết tắt của By the way, thường được sử dụng để thêm thông tin vào cuối thư.
Re là từ viết tắt của “reply,” có nghĩa là hồi âm khi trả lời một email đã được gửi trước đó
Nghĩa là đã tạm ẩn, tính năng này giúp người dùng không muốn thấy Email trong Hộp thư đến nhưng cũng không muốn xoá đi.
Scheduled là mục chứa các Email đã được lên lịch sẵn, sẽ được gửi đi vào một thời điểm nhất định, giúp tránh quên hoặc gửi thư sai thời điểm.
Đăng nhập Email trên điện thoại
Bước 1: Bạn vào ứng dụng Gmail và chọn biểu tượng Avatar.
Bước 2: Bạn chọn Thêm tài khoản vào thiết bị.
Bước 3: Bạn nhập Email, mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.
Bước 1: Bạn đăng nhập vào Email theo đường link
Bước 2: Bạn nhập địa chỉ Email hoặc số điện thoại bạn đã đăng ký và chọn Tiếp theo.
Bước 3: Bạn nhập mật khẩu của tài khoản và chọn Tiếp theo.
Cách viết một Email chuyên nghiệp
Sau đây là 5 bước để tạo ra một email chuẩn và chuyên nghiệp:
Phần tiêu đề là cực kỳ quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy sử dụng từ ngữ chính xác và bắt mắt. Tránh để trống phần tiêu đề và lưu ý sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh lỗi font chữ.
Địa chỉ email dùng một lần là gì?
Chắc hẳn bạn đã từng ít nhất một lần nghe thấy người khác thắc mắc địa chỉ email dùng một lần là gì rồi. Thực tế đây là cách thức sử dụng tương đối phổ biến trên mạng xã hội, internet hiện nay nhằm giúp người dùng có thể giao tiếp thuận lợi với nhiều người mà bạn muốn liên hệ.
Email dùng một lần là dịch vụ cho phép người dùng có thể nhận email ở địa chỉ tạm thời rồi tự xóa sau một thời gian nhất định trôi qua. Loại email này được gọi khá nhiều với cái tên: 10minutemail, tempmail, throwaway email,…
Thông qua email dùng một lần, bạn sẽ tránh được những loại thư rác một cách tối ưu. Đồng thời còn đảm bảo được tính an toàn cho thiết bị điện tử của mình. Ngoài ra còn hạn chế tối ưu tình trạng hack thông tin cá nhân thông qua email bởi lỗ hổng bảo mật.
Sắp xếp Email theo tag và màu sắc
Sắp xếp Email giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng thất lạc. Thêm các tag và sắp xếp theo màu sắc cho từng nội dung và mục đích của Email.
Một số nhà cung cấp địa chỉ Email uy tín
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp địa chỉ Email uy tín được người dùng đánh giá cao trong quá trình tạo một địa chỉ email cho mình hoặc tổ chức, đơn vị, công ty, doanh nghiệp. Cụ thể gồm có: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo! Mail và AOL Mail. Do đó, khi muốn tạo ra một địa chỉ email uy tín, bạn hãy truy cập vào 1 trong 5 nhà cung cấp trên là được. Đảm bảo bạn sẽ cảm thấy hài lòng trong quá trình sử dụng, làm việc thông qua những nhà cung cấp này!
Một số dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay
Gmail là dịch vụ email miễn phí do Google cung cấp, đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin của cả cá nhân và doanh nghiệp. Gmail không chỉ sở hữu nhiều tính năng hữu ích như đính kèm tệp đa phương tiện, xác minh 2 bước, và khả năng hoàn tác khi gửi thư, mà còn tích hợp một loạt công cụ tiện ích như Google Calendar, Google Keep, Google Task, mang lại trải nghiệm toàn diện cho người dùng.
Outlook là phiên bản Email được Microsoft cung cấp, đem đến nhiều tính năng và tiện ích như khả năng phục hồi thư, xác thực 2 yếu tố. Hiện nay, Outlook có một lượng người dùng đông đảo trên toàn cầu.
Yahoo Mail có giao diện thân thiện, khả năng gửi thư với dung lượng lớn, là dịch vụ Email miễn phí phổ biến trên toàn thế giới. Người dùng cũng đánh giá cao tính năng bộ lọc thư rác của nó.
iCloud Mail là dịch vụ Email miễn phí do Apple cung cấp. Ngoài các tính năng cơ bản như gửi thư, lọc thư rác, và đính kèm tệp, iCloud Mail còn cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây với mức độ bảo mật cao.
